Teknologi memiliki peran yang sangat krusial dalam menjaga keberlanjutan bisnis di tengah era digital  saat ini. Namun, seiring dengan kemajuan teknologi, juga timbul berbagai ancaman keamanan digital yang tidak dapat diabaikan begitu saja. Oleh karena itu, Perusahaan  perlu mengambil tindakan yang diperlukan untuk melindungi diri dari ancaman yang ada. Dalam konteks keamanan siber, Segregation of Duties merupakan aspek yang tidak dapat diabaikan.

Prinsip dasar dari Segregation of Duties adalah memisahkan tugas dan tanggung jawab yang berbeda kepada beberapa individu yang terpisah. Segregation of Duties audit bertujuan untuk menciptakan internal control yang kuat dalam perusahaan.  Dengan menerapkan Segregation of Duties, perusahaan dapat mencegah kecurangan, pelanggaran, dan penyelewengan yang dapat terjadi karena adanya potensi penyalahgunaan kekuasaan. Artikel ini akan membahas mengapa Segregation of Duties memegang peranan krusial dalam konteks keamanan siber.

Apa yang Dimaksud dengan Segregation of Duties?

Sebelum membahas lebih jauh, mari kita terlebih dahulu memahami apa yang dimaksud dengan Segregation of Duties. Segregation of Duties (SoD), atau yang dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai pemisahan tugas, adalah suatu prinsip dan praktik yang digunakan dalam lingkungan organisasi atau perusahaan untuk memastikan bahwa tidak ada satu individu pun yang memiliki kontrol penuh atas suatu proses bisnis atau aktivitas yang bisa menghasilkan kecurangan atau pelanggaran.

Prinsip ini menyatakan bahwa tugas-tugas yang berhubungan dengan inisiasi, pelaksanaan, dan penyelesaian suatu aktivitas harus dipisahkan dan dilakukan oleh individu atau departemen yang berbeda. Melalui  penerapan  prinsip SoD, perusahaan dapat mengurangi risiko terjadinya penyelewengan, manipulasi, atau kesalahan yang disengaja. 

Kenapa Harus Ada Pemisahan Tugas?

Pemisahan tugas adalah prinsip yang penting dalam internal control perusahaan, hal ini diperlukan untuk mencegah terjadinya kecurangan dan penyalahgunaan kekuasaan. Dengan adanya pemisahan tugas, suatu tugas atau pekerjaan akan dibagikan kepada lebih dari satu orang. Tujuan utamanya adalah untuk meniadakan potensi konflik kepentingan dan menghindari terjadinya kesalahan atau penyalahgunaan yang tidak terdeteksi.

Misalnya, dalam ruang lingkup keuangan, pemisahan tugas antara yang menyetujui pembayaran serta yang melaksanakannya akan mengurangi risiko terjadinya manipulasi anggaran atau pencurian uang. Begitu pula dalam aspek pengelolaan persediaan, pemisahan tugas antara yang bertanggung jawab menghitung persediaan dengan yang bertugas melakukan penerimaan dan pengeluaran barang. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya kehilangan atau penyalahgunaan persediaan.

Apa 4 Fungsi Utama dari Segregation of Duties?

Segregation of Duties adalah praktik penting yang bertujuan untuk mencegah potensi kecurangan atau penyalahgunaan kekuasaan dalam internal control perusahaan. Fungsi utama dari Segregation of Duties atau yang juga dikenal dengan Separation of Duties dibagi menjadi empat kategori, yaitu:

Authorization

Fungsi ini berkaitan dengan pemberian persetujuan atau izin untuk melaksanakan suatu tugas atau aktivitas. Otorisasi harus diberikan oleh pihak yang berwenang dan tidak boleh diberikan kepada orang yang memiliki kepentingan yang bertentangan. Contohnya, seorang manajer keuangan tidak boleh mengotorisasi dan mengesahkan pembayaran untuk faktur yang ia buat sendiri.

Custody

Custody melibatkan pemisahan tugas antara orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan aset dan orang yang bertanggung jawab untuk memeriksa dan memastikan integritas dan keakuratan transaksi. Melalui pengawasan yang tepat, kesalahan dan penyalahgunaan dapat diidentifikasi lebih cepat dan dihindari. Misalnya, jika seseorang memiliki akses ke aset perusahaan, ada orang lain yang memiliki tanggung jawab untuk memeriksa dan memverifikasi bahwa aset tersebut telah dikelola dengan benar.

Recordkeeping

Fungsi Segregation of Duties ini, melibatkan pencatatan dan dokumentasi transaksi secara akurat dan lengkap. Penting untuk memisahkan tugas pencatatan dari tugas pengelolaan aset atau dana. Sebagai contoh, seorang bendahara tidak boleh bertanggung jawab untuk mencatat dan merujuk transaksi keuangan yang dilakukan olehnya sendiri.

Reconciliation

Reconciliation adalah proses penyelarasan dan perbandingan antara catatan internal dengan sumber eksternal yang independen. Fungsi ini membantu mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan atau ketidaksesuaian dalam pencatatan. Contohnya, bank harus melakukan rekonsiliasi bulanan antara catatan transaksi bank dengan catatan transaksi internal mereka.

Peran Penting Separation of Duties dalam Cybersecurity

Separation of Duties adalah konsep yang sangat penting dalam cybersecurity atau keamanan siber. Ini merujuk pada praktik membagi tugas dan wewenang di antara individu atau tim yang terlibat dalam pengelolaan dan pemeliharaan sistem keamanan. Berikut  ini adalah beberapa peran penting dari Separation of Duties dalam cybersecurity:

Mencegah Penyalahgunaan Wewenang

Melalui pembagian tugas dan wewenang di antara beberapa orang, tidak akan ada satu individu yang memiliki kontrol penuh atas sistem atau data. Hal ini mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang yang dapat merugikan perusahaan. Misalnya, seorang karyawan tidak dapat secara sendiri mengakses, mengubah, dan menghapus data yang sensitif secara sembarangan.

Deteksi dan Pencegahan Kecurangan

Separation of Duties memungkinkan adanya pengawasan internal yang lebih efektif. Dengan melibatkan lebih dari satu orang dalam tugas yang saling terkait, ada kemungkinan lebih besar untuk mendeteksi tindakan yang mencurigakan atau kecurangan. Misalnya, seorang administrator sistem tidak dapat dengan mudah melakukan manipulasi data tanpa mendapatkan persetujuan dari pihak lain yang bertanggung jawab.

Perlindungan Terhadap Kesalahan Manusia

Tidak dapat dipungkiri bahwa kesalahan manusia menjadi suatu faktor yang tidak dapat dihindari sepenuhnya dalam lingkup operasional perusahaan yang sangat kompleks. Melalui pemisahan  tugas, jika satu individu membuat kesalahan, individu lain dapat melacak dan memperbaikinya. Ini membantu mencegah kerugian yang mungkin timbul akibat kesalahan yang tidak disengaja. Misalnya, seorang pengembang perangkat lunak tidak boleh memiliki akses langsung ke lingkungan produksi untuk menghindari perubahan yang tidak diinginkan atau penghapusan data penting.

Meningkatkan Keandalan Sistem

Melalui penerapan Separation of Duties, perusahaan  dapat meningkatkan keandalan sistem mereka. Hal tersebut terjadi karena dengan adanya pemisahan tugas, tidak ada satu individu pun yang memiliki kontrol penuh terhadap seluruh infrastruktur. Jika satu orang mengalami pelanggaran keamanan atau diincar oleh serangan, masih ada lapisan pertahanan lain yang dapat mencegah akses yang tidak sah atau kerusakan lebih lanjut.

Solusi Non-Employee Risk Management Memiliki Kapabilitas Separation of Duties

Menghadapi situasi yang rentan terhadap ancaman keamanan data, tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak mengambil langkah perlindungan dari ancaman yang ada. Separation of Duties merupakan praktik penting dalam security system yang harus diimplementasikan oleh setiap perusahaan yang ingin memastikan integritas dan keamanan data mereka. Namun, SoD sering kali hanya diterapkan terhadap karyawan internal perusahaan, tanpa mempertimbangkan risiko yang mungkin timbul dari pihak eksternal.

Inilah mengapa Non-Employee Risk Management (NERM) memiliki peran dalam konteks yang berfokus pada SoD. Non-Employee Risk Management mampu mengidentifikasi, mengevaluasi, dan mengurangi risiko yang mungkin timbul dari pihak eksternal yang terlibat dalam proses bisnis perusahaan. NERM bertujuan untuk menciptakan kontrol yang memadai dan menjamin pemisahan tugas yang memadai antara berbagai aktor dalam proses bisnis tersebut. Kemampuan NERM dalam memastikan pemisahan tugas yang efektif sangat penting untuk menghindari konflik kepentingan, manipulasi data, atau kecurangan oleh pihak eksternal, yang dapat merugikan perusahaan secara finansial dan reputasional. 

Aplikas Servis Pesona sebagai perusahaan yang berfokus pada IT Security telah mengembangkan solusi Data Security yang lebih baik, termasuk Identity and Access Management (IAM). Identity Access Management adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola identitas dan hak akses pengguna dalam suatu organisasi atau perusahaan. Salah satu fitur unggulan yang dimiliki oleh IAM adalah Non-Employee Risk Management dengan kapabilitas Pemisahan Tugas (Separation of Duties), yang memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:

Maintain Regulatory Compliance

Memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa kebijakan dan peraturan yang berlaku diikuti dengan baik. Dengan memisahkan tugas-tugas yang sensitif, IAM dapat membantu menjaga kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku, baik itu peraturan internal perusahaan maupun peraturan eksternal yang diberlakukan oleh badan regulasi.

Discover and Fix Potential Conflicts of Interest

Separation of Duties dalam IAM juga dapat membantu dalam mendeteksi dan memperbaiki potensi konflik kepentingan di antara pengguna. Dengan membatasi akses terhadap data dan sistem tertentu, IAM dapat membantu mengidentifikasi adanya potensi konflik kepentingan antara pengguna yang memiliki tanggung jawab yang berbeda.

Prevent Fraud and Data Theft

Salah satu manfaat penting dari Separation of Duties dalam IAM adalah mencegah terjadinya penipuan dan pencurian data. Dengan membatasi akses pengguna hanya pada tugas-tugas yang relevan dengan pekerjaan mereka, IAM dapat mengurangi risiko penyalahgunaan akses yang dapat menyebabkan pencurian data atau kebocoran informasi penting.

Serangkaian fitur, kapabilitas dan fungsi Manajemen Akses Identitas (IAM) tersebut,dapat menjadi solusi yang efektif dalam membantu menjaga kepatuhan. Selain itu IAM juga mampu mendeteksi konflik kepentingan, serta mencegah penipuan dan pencurian data yang dapat merugikan perusahaan.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.