Perusahaan modern yang bergerak di era digital kini menggunakan banyak aplikasi SaaS, layanan cloud, dan sistem internal untuk mendukung kebutuhan operasional sehari-hari. Setiap aplikasi dan layanan ini memerlukan pengelolaan akses yang tepat agar karyawan bisa bekerja dengan lancar sesuai dengan posisi dan perannya. Akan tetapi, jika skala bisnis semakin besar, maka akan semakin kompleks pula tantangan pengelolaan akses dan identitas ini. Di sinilah automated access review hadir sebagai solusi.

Proses review akses yang dilakukan secara manual sering menimbulkan masalah dan ketidakefisienan. Misalnya akun mantan karyawan yang belum ditutup, hak akses yang berlebihan, hingga human error yang kerap menjadi celah bagi serangan siber. review akses yang otomatis dapat menjadi jawaban atas permasalahan ini. Dengan proses yang otomatis, perusahaan bisa mengurangi risiko sekaligus meningkatkan efisiensi. Artikel ini akan membahas tentang review akses otomatis mulai dari definisinya, cara kerjanya, mengapa otomatisasi adalah salah satu user access review best practices,  hingga kelebihannya. Simak artikel berikut ini untuk informasi selengkapnya!

Apa itu Automated Access Review?

Automated access review merupakan proses otomatisasi untuk meninjau, memvalidasi, dan memperbarui hak akses pengguna terhadap aplikasi, sistem, dan data perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa setiap karyawan atau pihak ketiga hanya memiliki akses sesuai dengan perannya saat ini, tidak lebih dan tidak kurang.

Berbeda dengan manual review yang hanya menggunakan spreadsheet dan komunikasi email, automated access review dapat menggunakan sistem terintegrasi untuk mengatur notifikasi, alur persetujuan, hingga pencatatan otomatis. Teknologi ini menjadi bagian penting dari identity governance karena menerapkan prinsip least privilege, yaitu memberi hak akses minimal yang benar-benar dibutuhkan.

Banyak penyedia access review automation kini menawarkan layanan berbasis cloud yang mudah diintegrasikan dengan aplikasi bisnis yang sudah ada. Dengan begitu, proses validasi akses bisa dilakukan lebih cepat, akurat, dan terukur.

Mengapa Proses User Access Review itu Penting?

Secara umum, proses user access review sangat penting bagi perusahaan. Berikut ini adalah alasan mengapa praktik ini tidak boleh diabaikan:

Perlindungan Aset Digital

Setiap akun yang memiliki akses ke data atau sistem perusahaan dapat menjadi potensi titik masuk bagi serangan siber. Dengan review berkala, perusahaan dapat memastikan hanya orang yang tepat yang memiliki akses yang sesuai. Hal ini dapat melindungi aset digital yang dimiliki oleh perusahaan.

Mencegah Penyalahgunaan Akses

Hak akses yang berlebihan bisa berpotensi disalahgunakan oleh oknum internal maupun dimanfaatkan pihak luar jika kredensialnya berhasil dicuri. Review rutin ini dapat membantu membatasi risiko tersebut dengan prinsip least privilege.

Kepatuhan Regulasi

Berbagai standar dan regulasi terkait keamanan data yang mengharuskan perusahaan melakukan review akses secara teratur. Tanpa bukti review, perusahaan bisa gagal melewati proses audit atau dikenakan denda.

Mengelola Siklus Kerja Karyawan

Dalam perjalanan karier mereka, karyawan sering berpindah posisi, naik jabatan, atau bahkan keluar dari perusahaan. Proses review di sini sangat penting untuk membantu memastikan hak akses mereka selalu diperbarui sesuai status terbaru.

Meningkatkan Transparansi

Dengan adanya proses review berkala, baik manajer maupun pemilik aplikasi dapat lebih mudah memantau siapa saja yang memiliki akses ke sistem tertentu. Transparansi ini sangat penting untuk akuntabilitas internal.

Bagaimana Cara Kerja Automated Access Review?

Secara sederhananya, proses review akses otomatis memiliki beberapa langkah. Berikut adalah tahapan-tahapannya:

Integrasi Identitas

Pertama-tama, sistem akan mengumpulkan data pengguna dan hak akses dari direktori perusahaan (misalnya Active Directory), aplikasi SaaS, hingga sistem internal.

Pengaturan Kebijakan

Perusahaan kemudian akan menetapkan aturan akses berdasarkan peran kerja, tingkat senioritas, atau lokasi. Misalnya, seorang staf hanya boleh mengakses aplikasi keuangan tertentu, sementara manajer memiliki otorisasi lebih luas.

Proses Review Otomatis

Sistem kemudian akan secara berkala mengirimkan notifikasi kepada pemilik aplikasi atau manajer untuk meninjau akses karyawan. Mereka dapat menyetujui, mencabut, atau mengubah hak akses langsung dari platform.

Otomasi Keputusan

Beberapa sistem review bahkan dapat melakukan tindakan otomatis, seperti mencabut akses ketika seorang karyawan sudah resign, atau memberikan akses sementara untuk hanya untuk proyek tertentu.

Audit Trail

Semua aktivitas review kemudian akan dicatat secara detail. Laporan ini berguna untuk kepentingan audit eksternal, investigasi insiden, dan kepatuhan regulasi.

Apa Saja Keunggulan Automated Access Review untuk Perusahaan?

Implementasi review akses secara otomatis memiliki banyak keunggulan dibanding dengan sistem manual. Berikut ini adalah beberapa keunggulannya:

Efisiensi Waktu & Biaya

Proses manual yang biasanya memakan waktu berminggu-minggu kini bisa diselesaikan dalam hitungan jam. Tim IT kini tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk memverifikasi akses secara manual.

Akurasi Lebih Tinggi

Sistem otomatis akan meminimalkan risiko kesalahan manusia, sehingga akses yang diberikan benar-benar sesuai kebutuhan tanpa human error.

Peningkatan Keamanan

Dengan siklus review berkala dan otomatis, akun tidak aktif atau hak akses berlebih bisa segera ditutup, sehingga mengurangi risiko insider threat maupun serangan eksternal.

Skalabilitas Tinggi

Automated access review juga dapat mendukung perusahaan bahkan jika jumlah pengguna terus bertambah. Baik startup yang berkembang pesat maupun enterprise berskala global bisa tetap menjaga kendali akses.

Prinsip Least Privilege

Sistem otomatis ini dapat memastikan bahwa setiap pengguna hanya memiliki hak akses sesuai kebutuhan, sehingga prinsip keamanan least privilege dapat diterapkan secara konsisten.

Ciptakan Sistem Keamanan Akses yang Efisien dengan Solusi IGA dari Aplikas Servis Pesona!

Manajemen akses yang kurang terkendali adalah salah satu kelemahan paling berbahaya dalam sistem internal perusahaan. Oleh karena itu, peninjauan akses rutin perlu dilakukan untuk menghindari ancaman insider threat, kebocoran data, dan kegagalan audit.

Ciptakan sistem keamanan akses yang lebih efisien dengan solusi Identity Governance & Administration (IGA) dari Aplikas Servis Pesona. Solusi IGA dari kami dapat membantu perusahaan Anda mengotomatiskan proses access review, sekaligus memperkuat keamanan identitas di seluruh sistem dan aplikasi Anda.

Untuk informasi selengkapnya, hubungi marketing@phintraco.com sekarang!

Editor: Irnadia Fardila