Lanskap pekerjaan modern kini mendorong budaya kerja hybrid atau work from home, serta penggunaan device pribadi. Seringkali para karyawan menggunakan akun-akun atau platform pribadi untuk koordinasi proyek atau menyimpan dokumen penting tanpa sepengetahuan atau perizinan resmi dari departemen IT perusahaan. Ketika hal tersebut dilakukan tanpa sepengetahuan departemen IT perusahaan, maka ini termasuk ke dalam fenomena yang dikenal sebagai shadow IT. Fenomena ini dapat menjadi masalah ketika kebutuhan karyawan akan fleksibilitas dan kecepatan jadi berbenturan dengan kebutuhan perusahaan untuk menjaga keamanan, kepatuhan, serta kontrol atas aset digital mereka.

Shadow IT meliputi penggunaan berbagai bentuk teknologi seperti aplikasi, perangkat lunak, layanan cloud, hingga perangkat keras yang tidak resmi disetujui atau diketahui departemen IT perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami definisinya, alasan mengapa fenomena ini bisa muncul, risiko apa saja yang menyertainya, serta bagaimana cara mengelolanya secara efektif. Artikel ini akan menjawab semua pertanyaan tersebut.

Apa yang Dimaksud dengan Shadow IT?

Shadow IT adalah istilah yang digunakan untuk merujuk penggunaan sistem, perangkat lunak, aplikasi, layanan IT, atau perangkat keras di dalam organisasi tanpa persetujuan dari departemen IT yang bertanggung jawab. Penggunaan ini dapat dilakukan oleh individu atau departemen dalam organisasi dan departemen IT yang berwenang tidak menyetujui secara eksplisit, tidak memiliki visibilitas serta kontrol. Kunci utamanya ada pada aspek “tidak sah” dan “tidak terkelola” dari sisi IT internal organisasi/perusahaan.

Beberapa contoh praktik ini dapat dijumpai yaitu lewat penggunaan tanpa izin terhadap aplikasi produktivitas & kolaborasi, aplikasi komunikasi instan, layanan penyimpanan cloud pribadi, perangkat keras pribadi, serta software & utilitas lainnya. Akan tetapi, praktik ini tidak sama seperti konsep Bring Your Own Device (BYOD) yang terkelola. Dalam BYOD yang terkelola, karyawan diizinkan menggunakan perangkat pribadi sesuai dengan kebijakan dan kontrol keamanan yang diterapkan oleh departemen IT.

Apa Saja Penyebab dari Shadow IT?

Pada dasarnya praktik ini kerap terjadi dan dilakukan karena beberapa faktor, khususnya terkait bisnis dan teknologi. Berikut ini adalah penyebab-penyebabnya:

Kebutuhan Bisnis yang Mendesak

Faktor utama terjadinya praktik ini adalah karena solusi dari IT internal kerap kali tidak cukup memadai, kekurangan fitur, atau sudah tidak secepat dan sefleksibel alternatif modern yang ada. Oleh karena itu, karyawan membutuhkan solusi yang cepat untuk menyelesaikan pekerjaan.

Proses Persetujuan IT yang Rumit

Terkadang proses permintaan dan perizinan formal ke tim IT dapat memakan waktu lama. Karyawan yang terdesak deadline akan cenderung mencari pilihan alternatif yang lebih cepat untuk keperluan mendesak.

Kemudahan Akses & Familiaritas

Banyak karyawan yang lebih mudah mengakses dan lebih familiar dengan beberapa aplikasi SaaS (Software as a Service) dan layanan cloud modern. Pengadopsiannya juga umumnya lebih mudah karena hanya butuh registrasi email.

Dorongan Inovasi & Produktivitas Personal

Beberapa karyawan yang berinisiatif dan proaktif akan mencari dan menemukan platform atau alat kerja baru yang lebih efisien dari yang digunakan oleh perusahaan. Mereka akan menggunakan alat tersebut untuk meningkatkan kinerja pribadi atau tim.

Apa Saja Risiko Shadow IT dalam Perusahaan?

Meski motivasi praktik ini kadang baik dan ingin meningkatkan kinerja, shadow IT juga membawa risiko yang cukup signifikan, yaitu:

Malware dan Kebocoran Data

Data sensitif perusahaan dapat disimpan atau dibagikan di platform yang keamanannya tidak diketahui perusahaan. Hal ini akan meningkatkan kerentanan terhadap peretasan, malware, dan kebocoran data.

Risiko Ketidakpatuhan

Penggunaan alat atau teknologi yang tidak disetujui dan terkontrol dapat berpotensi melanggar peraturan privasi data seperti UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP), misalnya. Ketidakpatuhan ini dapat mengakibatkan denda finansial dan sanksi hukum yang berat serta kerusakan reputasi.

Risiko Operasional dan Inefisiensi

Penggunaan teknologi yang tidak diawasi dan terkontrol oleh tim IT perusahaan dapat mengakibatkan data silo di mana data tersebar di berbagai platform dan tidak terkoneksi satu sama lain. Hal ini dapat mengganggu efisiensi operasional secara keseluruhan.

Hilangnya Visibilitas dan Kontrol IT

Tim IT perusahaan juga akan kehilangan visibilitas dan kontrol terhadap data dan keamanan sistem di perusahaan. Hal ini akan menyulitkan manajemen aset, dukungan teknis, serta respons saat terjadi insiden keamanan (incident response).

Bagaimana Cara Mencegah Dampak Buruk Shadow IT di Perusahaan?

Pencegahan praktik shadow IT dapat dilakukan dengan pengelolaan teknologi dan kolaborasi yang strategis. Berikut ini adalah beberapa pendekatan yang dapat dilakukan:

Tingkatkan Komunikasi & Kolaborasi

Bangun kolaborasi yang baik antara tim IT dan unit bisnis lain. Hal ini penting untuk memahami kebutuhan teknologi di end user. Tim IT harus menjadi enabler yang membantu bisnis mencapai tujuan melalui teknologi yang tepat dan aman.

Shadow IT Policy

Rancang kebijakan tertulis yang jelas tentang definisi shadow IT, serta aturan yang menjelaskan penggunaan teknologi apa saja yang diizinkan dan yang dilarang. Selain itu, jelaskan juga konsekuensi pelanggaran serta prosedur bagi karyawan untuk mengusulkan atau meminta teknologi baru.

Sederhanakan Proses Pengadaan Teknologi

Buat alur atau proses permintaan dan persetujuan yang lebih cepat, transparan, dan tidak terlalu birokratis, khususnya untuk solusi yang berisiko rendah.

Shadow IT Management

Implementasikan manajemen shadow IT dengan menggunakan solusi teknologi yang meningkatkan discovery dan visibility, misalnya Endpoint Detection & Response (EDR). Selain itu, lakukan juga evaluasi berdasarkan faktor keamanan, kepatuhan, serta operasional. Perusahaan dapat mengadopsi teknologi tersebut secara resmi jika memang terbukti aman dan bermanfaat.

Cegah dan Atasi Shadow IT dengan Solusi EDR dari Aplikas Servis Pesona!

Shadow IT merupakan praktik yang dapat membawa risiko yang signifikan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan kebijakan dan manajemen yang jelas, serta solusi teknologi terbaik untuk meningkatkan deteksi dan visibilitas.

Aplikas Servis Pesona, sebagai perusahaan IT security berpengalaman, dapat menyediakan solusi Endpoint Detection and Response (EDR) terbaik untuk meningkatkan visibilitas dan respons bisnis Anda terhadap ancaman-ancaman siber yang mengintai perangkat endpoint.

Hubungi marketing@phintraco.com untuk informasi selengkapnya mengenai solusi EDR dari Aplikas Servis Pesona!

Editor: Irnadia Fardila