Informasi dan data merupakan salah satu aset paling berharga dalam dunia bisnis modern. Berbagai jenis informasi mulai dari data pelanggan, laporan keuangan, dokumen internal, kontrak hukum, dan rencana strategis perusahaan merupakan informasi yang tidak boleh diketahui publik, atau yang dikategorikan juga sebagai data confidential. Penting bagi perusahaan untuk tahu bagaimana cara melindungi data confidential dan menjaga kerahasiaan data perusahaan.

Confidential document atau dokumen rahasia dapat menyebabkan masalah yang sangat besar apabila terjadi insiden kebocoran. Mulai dari kerusakan reputasi, tuntutan hukum, hingga kerugian bisnis yang sulit diperbaiki. Oleh karena itu, melindungi kerahasiaan data bukanlah sekadar pilihan, tetapi kewajiban strategis yang harus ditanamkan dalam budaya perusahaan. Artikel ini akan membahas definisi dan strategi melindungi data confidential. Simak artikel berikut ini untuk mengetahui informasi selengkapnya!

Apa yang Dimaksud dengan Data Confidential?

Data confidential adalah jenis informasi yang bersifat rahasia, sensitif, dan secara hukum atau etika tidak boleh disebarluaskan ke pihak yang tidak berwenang. Informasi semacam ini sering muncul dan diatur dalam beberapa kontrak, perjanjian non-disclosure (NDA), atau kebijakan internal perusahaan.

Data-data yang confidential ini tidak seperti data publik yang memang ditujukan untuk disebarluaskan. Kerahasiaan data ini membutuhkan perlindungan ekstra baik dari segi teknis, prosedural, maupun kultural. Tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kebocoran data, pencurian data, atau penyalahgunaan informasi yang bisa merugikan perusahaan atau pihak terkait lainnya.

Apa Saja yang Termasuk Data Confidential?

Data confidential dapat berupa berbagai jenis dokumen tergantung pada jenis industri dan regulasi yang berlaku. Berikut ini adalah beberapa contoh dokumen confidential yang paling umum ditemukan:

Data Pribadi

Data dan informasi pribadi meliputi berbagai hal mulai dari nama lengkap, nomor KTP, data bank, alamat rumah, nomor telepon, email pribadi, hingga informasi biometrik pengguna atau karyawan.

Informasi Finansial

Beberapa contoh informasi finansial atau keuangan yang termasuk konfidensial antara lain adalah neraca, laporan laba-rugi, rencana investasi, serta laporan audit internal yang belum dipublikasikan.

Rahasia Dagang / Intellectual Property

Rahasia dagang juga termasuk ke dalam dokumen rahasia, terutama kekayaan intelektual. kekayaan intelektual sendiri dapat berupa source code perangkat lunak, desain produk, formulasi bahan baku, strategi pengembangan, hingga paten yang sedang dalam tahap pengajuan.

Dokumen Hukum dan Kontrak

Dokumen hukum dan kontrak seperti NDA, MoU, kontrak kerjasama, hasil due diligence, notulen rapat dewan direksi, serta surat kuasa hukum juga termasuk dalam dokumen confidential.

Data HR dan Karyawan

Data terkait karyawan dan data lain yang dimiliki oleh HR seperti informasi gaji, hasil evaluasi kinerja, catatan pelanggaran, rencana promosi jabatan, dan informasi medis karyawan juga termasuk ke dalam data confidential.

Mengapa Melindungi Data Confidential itu Penting?

Terdapat beberapa faktor dan alasan mengapa menjaga kerahasiaan data itu sangatlah penting. Berikut ini adalah beberapa alasan utamanya:

Menjaga Kepercayaan dan Reputasi

Di era digital, satu insiden kebocoran data dapat menyebar dengan cepat dalam hitungan jam. Hal ini dapat mempengaruhi kepercayaan pelanggan, mitra, dan publik terhadap brand serta reputasinya.

Mencegah Penyalahgunaan Informasi

Informasi confidential yang bocor dapat disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab untuk melakukan berbagai tindak kejahatan, mulai dari penipuan, pemerasan, hingga sabotase. Kompetitor juga dapat memanfaatkan kebocoran itu untuk mengambil alih pasar.

Kepatuhan Regulasi

Regulasi yang berlaku di sebuah negara/wilayah, misalnya UU PDP di Indonesia, mewajibkan perusahaan untuk menjaga ketat data sensitif. Pelanggaran terhadap regulasi ini akan mengakibatkan denda dan sanksi operasional yang besar.

Mencegah Kerugian Finansial

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, kebocoran data confidential dapat menyebabkan kerugian finansial yang tidak sedikit. Biaya yang dikeluarkan dapat berupa pemulihan sistem, forensik digital, biaya hukum, biaya kompensasi korban, serta biaya audit dan penguatan sistem ulang.

Menjaga Keunggulan Kompetitif

Menjaga data rahasia artinya juga menjaga potensi inovasi bisnis. Jika informasi strategis ini bocor perusahaan dapat kehilangan keunggulan di pasar.

Bagaimana Cara Menjaga Kerahasiaan Data?

Terdapat beberapa langkah komprehensif yang perlu dilakukan oleh perusahaan agar bisa menjaga kerahasiaan data dengan baik dan aman. Berikut ini adalah cara-caranya:

Klasifikasi Data

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengenali dan mengelompokkan data apa saja yang dimiliki. Klasifikasi dapat dilakukan berdasarkan tingkat sensitivitasnya, misalnya public, internal, confidential, dan restricted.

Terapkan Prinsip Least Privilege

Kelola akses dan hanya berikan akses kepada orang yang benar-benar membutuhkannya. Gunakan juga manajemen identitas digital, otorisasi granular, dan otentikasi berlapis untuk mencegah akses tidak sah.

Enkripsi Data End-to-End

Data harus dienkripsi baik pada saat disimpan (at rest) atau saat berpindah (in transit). Gunakan standar enkripsi tinggi agar lebih aman.

Audit dan Monitoring Real Time

Catat semua aktivitas data atau file sensitif tersebut. Mulai dari siapa yang mengakses, kapan, dan dari mana. Sistem deteksi dini dapat mencegah kebocoran dalam skala besar.

Edukasi Karyawan

Untuk mencegah terjadinya kebocoran akibat human error, berikan edukasi atau pelatihan rutin pada karyawan mengenai praktik keamanan, risiko phishing, dan pentingnya kerahasiaan data.

Gunakan Teknologi Keamanan

Solusi komprehensif yang dapat digunakan adalah teknologi Digital Rights Management (DRM). Teknologi ini dapat memberikan kontrol akses yang menyatu dengan file sehingga bisa memantau keamanan file bahkan setelah keluar dari sistem perusahaan.

Gunakan Solusi DRM dari Aplikas Servis Pesona untuk Melindungi Data Confidential Anda!

Solusi DRM dari Aplikas Servis Pesona berbeda dengan sistem keamanan biasa yang hanya berfokus pada perimeter. Dengan pendekatan data-centric security, solusi kami memberikan perlindungan yang menempel langsung pada file dan mengikuti ke mana pun data itu bergerak.

DRM dari Aplikas Servis Pesona dapat memungkinkan Anda mengontrol aktivitas pengguna terhadap dokumen, menambahkan watermark dinamis, membatasi akses berdasarkan lokasi IP, mengatur masa aktif file, dan menganalisis potensi risiko dengan audit trail otomatis.

Untuk informasi selengkapnya hubungi marketing@phintraco.com sekarang!

Editor: Irnadia Fardila